Pred pričetkom zaposlovanja je ključnega pomena, da podjetje natančno ve, kaj potrebuje, in da to sliko o idealnem kandidatu oblikuje s pomočjo ključnih zaposlenih, ki bodo z njim sodelovali. Pogosta napaka številnih podjetij je, da se ne lotijo temeljitega premisleka in posvetovanja znotraj organizacije, kar vodi do slabih zaposlitev in s tem povezane slabe motivacije, slabših rezultatov ter visokih stopenj fluktuacije.
Raziskava Leadership IQ Study je pokazala, da kar 46 % novozaposlenih ne ostane na svojem delovnem mestu več kot 18 mesecev, predvsem zaradi neustrezne začetne analize potreb podjetja in pomanjkanja skladnosti kandidata z organizacijsko kulturo. Ko podjetja ne vključijo ustreznih oseb v proces zaposlovanja, tvegajo, da izberejo kandidate, ki ne ustrezajo specifičnim zahtevam delovnega mesta, kar vodi do nepotrebnih stroškov in izgube talentov.
Za zagotovitev jasne slike o tem, kaj v resnici potrebujete pri kandidatu, moramo slediti sistematičnemu in strukturiranemu pristopu, ki vključuje naslednje korake:
1. Določitev potreb in zahtev
- Analiza potreb: Preglejte trenutne potrebe podjetja in določite ključne kompetence, veščine in izkušnje, ki jih mora imeti novi zaposleni.
- Jasen opis delovnega mesta: Natančno opredelite naloge, odgovornosti in pričakovanja za delovno mesto. To vključuje tudi določitev potrebnih kvalifikacij in zaželenih izkušenj.
2. Vključevanje odločevalcev
- Sestanki in delavnice: Organizirajte sestanke ali delavnice z vsemi ključnimi odločevalci, kjer boste skupaj pregledali opis delovnega mesta in zahteve. To pomaga zagotoviti, da so vsi na isti strani glede tega, kaj iščete.
- Povratne informacije: Zbirajte povratne informacije od odločevalcev in po potrebi prilagodite opis delovnega mesta.
3. Usklajevanje z vrednotami in kulturo podjetja
- Definiranje vrednot podjetja: Jasno določite vrednote in kulturo podjetja, ki jih želite, da jih kandidat deli.
- Ugotavljanje kulturne ujemljivosti: Uporabite vprašanja in scenarije, ki ocenjujejo, kako dobro se kandidat ujema z vrednotami in kulturo podjetja.
4. Postavitev kompetenčnega modela
- Identifikacija ključnih kompetenc: Določite ključne kompetence, ki jih mora imeti uspešen kandidat. Te lahko vključujejo tehnične veščine, mehke veščine, vedenjske lastnosti in osebnostne lastnosti.
- Ocenjevanje kompetenc: Uporabite različne metode za oceno teh kompetenc, kot so intervjuji, testi, naloge in simulacije.
5. Zaposlitveni paket, ki ga bomo ponudili
- Najprej preverimo, koliko lahko dobi na trgu in koliko imajo ostali zaposleni pri nas, in nato definiramo neko ustrezno ponudbo.
- Poleg osnovne plače določimo tudi bonuse ter ostale ugodnosti.
6. Razvoj jasnih meril za ocenjevanje
- Ustvarjanje ocenjevalnih obrazcev: Ustvarite strukturirane obrazce z jasnimi merili za ocenjevanje vsakega kandidata.
- Dosledna uporaba meril: Prepričajte se, da bodo vsi ocenjevalci uporabljali enaka merila za ocenjevanje, kar bo zagotovilo doslednost in pravičnost.
Pri določanju karakteristik novega sodelavca je pomembno celostno oceniti vsaj štiri ključne dejavnike: kompetence, motivacijo, ujemanje z obstoječim timom in dolgoročni potencial.
Kaj lahko stori (kompetence)
Identifikacija ključnih kompetenc:
- Analiza delovnega mesta: Podrobno analizirajte delovno mesto, da določite tehnične in mehke veščine, potrebne za uspešno opravljanje nalog.
- Kompetenčni model: Razvijte kompetenčni model, ki opredeljuje specifične veščine in znanja za delovno mesto.
Kaj bo naredil (motivacija)
Identifikacija motivacijskih dejavnikov:
- Karierni cilji: Razpravljajte o kandidatovih kratkoročnih in dolgoročnih kariernih ciljih.
- Interesi in vrednote: Ugotovite, kaj kandidata najbolj motivira in kako se to ujema z vrednotami podjetja.
Kako je ustrezen (sovpada z obstoječim timom in nalogami)
Analiza timske dinamike:
- Timova kultura: Določite ključne vrednote in norme, ki opredeljujejo kulturo tima.
- Profil osebnosti: Ugotovite osebnostne lastnosti, ki se najbolje ujemajo z obstoječim timom.
- Interni panel intervjuji: Vključite več članov tima v pripravo, da ocenijo zahteve/želje kandidatovo ujemanje.
Potencial (kaj dolgoročno zmore)
Identifikacija potenciala za razvoj:
- Pretekle izkušnje: Ocenite kandidatove pretekle dosežke in kako so se razvijali v prejšnjih vlogah.
- Karierni načrti: Razpravljajte o dolgoročnih kariernih načrtih in kako se ujemajo z možnostmi v podjetju.
Ravno potencial je tisto, kar zavzeto iščimo pri kandidatu, saj je večinoma kandidat z velikim potencialom kljub nekoliko manj izkušnjam in znanji, v večini primerov, še posebej pa v spodaj naštetih primerih, za nas dolgoročno bistveno bolj perspektiven:
- Dolgotrajni razvoj: Če načrtujete dolgoročno sodelovanje in imate čas za razvoj novega zaposlenega, je potencial ključnega pomena. Oseba z visoko motivacijo, prilagodljivostjo in željo po učenju lahko sčasoma razvije potrebna znanja.
- Dinamično okolje: V hitro spreminjajočem se okolju so prilagodljivost, inovativnost in sposobnost hitrega učenja zelo pomembne, zato je večji poudarek na potencialu lahko prednost.
- Kultura in vrednote: Če je usklajenost z vrednotami in kulturo podjetja pomembna, je pogosto bolje izbrati nekoga, ki ima potencial, da se razvije v smeri, ki ustreza organizaciji, tudi če mu trenutno primanjkuje izkušenj.
V analizi potreb za delovno mesto ne pozabimo jasno opredeliti opis delovnega mesta, ključne naloge in odgovornosti, zahtevane kompetence in veščine, zahtevane izkušnje, potrebno izobrazbo in kvalifikacije, želene lastnosti, okolje in pogoje dela, merila za uspešnost ter ostale specifične zahteve, ki so vezane na neko delovno mesto.
👉KLIKNI ZA OGLED PRIMERA: Analiza potreb za delovno mesto
1. Opis Delovnega Mesta
Naziv delovnega mesta:
Oddelek:
Nadrejeni:
Podrejeni:
2. Ključne naloge in odgovornosti
3. Zahtevane kompetence in veščine
a. Tehnične kompetence: vodenje projektov, obvladovanje orodij za delo, razumevanje tehničnih specifikacij in zahtev, sposobnost načrtovanja proračuna, ……
b. Mehke veščine: odlične komunikacijske in pogajalske spretnosti, sposobnost reševanja konfliktov in odločanja, vodstvene in motivacijske sposobnosti, organizacijske sposobnosti in upravljanje časa
4. Zahtevane izkušnje
vsaj 5 let izkušenj z vodenjem projektov, izkušnje v specifični industriji (npr. IT, gradbeništvo, farmacija), preteklo delo v timu in vodenje multidisciplinarnih ekip
5. Izobrazba in kvalifikacije
diploma iz relevantnega področja (npr. inženirstvo, poslovodstvo), certifikati iz vodenja projektov (PMP, PRINCE2 ipd.), nadaljnje izobraževanje in usposabljanje na področju vodenja projektov
6. Zaželene lastnosti
proaktivnost in samoiniciativnost, prilagodljivost in sposobnost dela pod pritiskom, kreativno razmišljanje in inovativnost
7. Posebne zahteve
pripravljenost za občasna službena potovanja, znanje dodatnih jezikov (prednost)
8. Okolje in pogoji dela
dinamično in hitro spreminjajoče se delovno okolje, sodelovanje z različnimi oddelki in zunanjimi partnerji, fleksibilen delovni čas in možnost dela na daljavo
9. Merila za uspešnost
doseganje projektnih ciljev (čas, proračun, kakovost), zadovoljstvo strank in deležnikov, učinkovito upravljanje projektne ekipe, izboljšanje procesov in inovacije v vodenju projektov
Postavitev kompetenčnega modela je potrebno izvesti že pred zaposlitvijo novega sodelavca, saj zagotavlja jasen okvir za ocenjevanje in izbiro kandidatov glede na njihove spretnosti, vedenja in sposobnosti, ki so pomembni za uspeh na določenem delovnem mestu. V nadaljevanju navajam nekaj razlogov, zakaj je to pomembno:
- Natančna opredelitev zahtev: Kompetenčni model omogoča podjetju, da jasno določi, katere specifične veščine, znanja in vedenjski vzorci so ključni za uspešno opravljanje dela. To zmanjšuje tveganje napačne izbire kandidata.
- Doslednost in objektivnost: S kompetenčnim modelom podjetje zagotovi, da so merila za izbiro kandidatov objektivna in enaka za vse. To povečuje poštenost in zmanjšuje pristranskost v procesu izbire.
- Usklajenost z vrednotami in kulturo podjetja: Kompetenčni model vključuje tudi mehke veščine, kot so timsko delo, komunikacija in usklajenost s kulturo podjetja. Tako lahko podjetje izbere kandidate, ki se bolje vključijo v organizacijsko okolje.
- Usmeritev pri razvoju zaposlenih: Kompetenčni model ne koristi samo pri izbiri novih zaposlenih, temveč tudi kot orodje za razvoj in napredek obstoječih kadrov. Pomaga določiti, kje so priložnosti za izboljšave in kako razvijati potencial zaposlenih.
- Povečana verjetnost uspeha novega zaposlenega: S kompetenčnim modelom se podjetje izogne napačni izbiri in zagotovi, da so izbrani kandidati res primerni za vlogo, kar vodi do boljšega delovnega učinka in manjše fluktuacije.
Torej, kompetenčni model pomaga oblikovati celosten in strateški pristop k zaposlovanju, ki je ključnega pomena za dolgoročno uspešnost podjetja in zadovoljstva zaposlenih.
Zaposlitveni paket je pomemben del privabljanja in talentov. Vključuje osnovno plačo, bonuse, ugodnosti in druge prednosti, ki jih podjetje ponuja. Še pred fiksiranjem zaposlitvenega paketa je potrebno preveriti razmere na trgu ter zmožnosti na strani podjetja. Tu ne gre samo za finančne zmožnosti podjetja, ampak tudi za uskladitev glede na sedanjo sistematizacijo oz. s sedanjimi nivoji plač in ugodnostmi v podjetju že zaposlenih, saj njih ne smemo demotivirati.
Za uspešno pripravo zaposlitvenega paketa naredimo vsaj naslednje korake:
👉Analiza trga: Raziskava trga plač in ugodnosti v vaši panogi in regiji za zagotovitev konkurenčnosti.
👉Tržne zahteve primerjati z obstoječo sistematizacijo: Primerjava s sedaj uveljavljenimi plačnimi razredi obstoječih zaposlenih, ki temeljijo na izkušnjah, kvalifikacijah in odgovornostih delovnega mesta.
👉Bonusi in nagrade: Možnosti uvedbe bonusov, povezanih z uspešnostjo, in drugih finančnih nagrad za spodbujanje motivacije.
👉Ugodnosti: Katere so že sedaj uveljavljene ugodnosti zaposlenih ter kaj lahko še dodatno ponudimo in s tem ne ogrozimo lojalnost obstoječih zaposlenih.
👉Prilagodljivost: Prilagajanje zaposlitvenega paketa individualnim potrebam in željam kandidata, kar povečuje zadovoljstvo in privlačnost delovnega mesta.
Poleg osnovnih znanj, veščin in kompetenc je potrebno tudi jasno določiti specifične veščine, ki jih želimo od kandidata.
Koraki za definiranje in identifikacijo specifičnih veščin
👉Analiza delovnega mesta:
- Opis delovnega mesta: Preglejte ali ustvarite natančen opis delovnega mesta, ki vključuje odgovornosti, naloge in cilje.
- Razumevanje zahtev: Identificirajte znanja, izkušnje in sposobnosti, ki so potrebne za uspešno opravljanje dela.
👉Posvetovanje z deležniki:
- Vključitev trenutnih zaposlenih: Pogovorite se s trenutnimi zaposlenimi na podobnih delovnih mestih, da pridobite vpogled v potrebne veščine.
- Mnenje vodij in nadrejenih: Posvetujte se z vodji in nadrejenimi, ki poznajo zahteve delovnega mesta.
👉Identifikacija ključnih veščin:
- Tehnične veščine: Identificirajte specifične tehnične veščine (npr. programiranje, uporaba določenih orodij, tehnično znanje), ki so potrebne za delo.
- Mehke veščine: Upoštevajte pomembne mehke veščine (npr. komunikacija, timsko delo, reševanje problemov), ki so ključne za uspeh na delovnem mestu.
- Certifikati in izobraževanje: Preverite, ali so potrebni posebni certifikati, licence ali stopnje izobrazbe.
👉Dokumentacija veščin:
- Ustvarite dokument, ki podrobno opisuje vse ključne veščine in sposobnosti, potrebne za delovno mesto, skupaj z merili za ocenjevanje.
🧩Imeti jasno sliko o tem, koga podjetje resnično potrebuje, še preden se začnejo zaposlitveni razgovori, ni le pomembno – to je temelj za uspeh! S tem podjetje pridobi ostrino v selekciji, kar zmanjšuje tveganje napačne izbire in povečuje možnost, da najde kandidata, ki bo že od prvega dne prinašal vrednost. Jasno definirane zahteve omogočajo, da se izberejo pravi talenti, ki se odlično vključijo v organizacijsko kulturo, kar posledično vodi do višje produktivnosti, manj fluktuacije in dolgoročne rasti podjetja. Le s takšnim strateškim pristopom se podjetje lahko izogne dragim napakam in zgradi zmagovalno ekipo!🧩
